Pengertian Otomatisasi
Perkantoran adalah......
Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi
formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada
dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata
lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
2. Perkantoran merupakan kegiatan yang berhubungan
dengan.....
Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari
kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran
(office planning), pengorganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan
perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controling)
atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini.
a. Perencanaan Perkantoran (office planning)
perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor
dengan cara meninjau kembali
faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.
Perencanaan perkantoran meliputi:
1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan
peralatan dan perabotan kantor
6) Metode-metode dan
standarisasi pekerjaan kantor
7) Anggaran
(budgeting) perkantoran
8) Standar kualitas
kerja
9) Sistem informasi
dan telekomunikasi
b. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai
macam fungsi organisasi dengan
pelaksanaan yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi:
1) Pembagian tugas
dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan
2) Pemeliharaan
hubungan kerja yang baik denga atasan ataupun bawahan
3) Penyediaan
peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai denga jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan
pekerjaan.
c. Pengarahan perkantoran (office actuating)
Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan
target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan
kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi:
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan
terhadap b awahan
2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi
terhadap bawahan
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan
masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
4) Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
5) Perancangan cara
komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan
bawahan dapat bejalan lancar
6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji
kepada karyawan
d. Pengawasan
Perkantoran (office controlling)
Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa
sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau
target.
Objek pengawasan perkantoran meliputi:
1) Penggunaan
peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode
dan standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas
pekerjaan kantor
4) Waktu
5) Biaya
perkantoran
3. Tujuan Otomatisasi perkantoran yaitu....
Tujuan
Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan
produktivitas. bila diterapkan sebagai alah pemecah masalah, otomatisasi kantor
dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi
dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. peningkatan komunikasi ini
dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Tujuan Otomatisasi Kantor Masa Kini
A. Pendapatan yang lebih tinggi versus Penghindaran biaya.
Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi
komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja
yang bertambah.
B. Pemecahan masalah kelompok
Cara Otomatisasi Kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan
dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah
kelompok.
C. Pelengkap – Bukan Pengganti
Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, Otomatisasi Kantor
bukan tanpa keterbatasan. Otomatisasi Kantor tidak akan menggantikan semua
komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan
telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Otomatisasi Kantor harus
bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
4. Manfaat Otomatisasi kantor yaitu.....
Manfaat
Otomatisasi Kantor
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen
dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan
memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara
minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah
digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan
yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi
lebih baik.
5. Konsep – konsep otomatisasi kantor yaitu.....
Konsep-konsep
otomatisasi
• Proses
yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke
otomatisasi.
• Otomatisasi
kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju
aplikasi yang terencana dan terpadu.
• Otomatisasi
kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
• Otomatisasi
kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang
lebih baik.
• Otomatisasi
kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai
pengganti.
6. Ada 3 cara untuk membantu karyawan menggunakan sistem
informasi berbasis komputer dengan efektif yaitu.....
7. Tahapan penerapan otomatis kantor yaitu.....
• Tradisional;
penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biayadan
meningkatkan produktifitas.
Terfokus pada penggunaan Word Processing
• Transisional;
ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronikserta
dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dankomunikasi
yang berbasis komputer.
• Transformasional;
merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsepInformation Resource
Management (IRM) yang merupakan konvergensitelekomunikasi dan informasi (ICT)
8. Macam – macam sistem otomatisasi kantor yaitu....
1. System Komunikasi Elektonik
System komunikasi elektronik (electronic communication
system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk
berkomunikasi diantara individu, grup-grup kerja dan organisasi-organisasi.
Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice mail, facsimile dan
bulletin board system. Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat
jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan
selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain
2. System Kolaborasi
Elektronik
Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak
hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau
pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA,
yang tergolong dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.
Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang
bekerja dari jarak jauh dengan kantornya.
3. System
Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik
System publikasi elektronik (electronic publishing system)
adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen
tercetak. Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej
elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase
graphics dan multimedia presentation. Elektonik document management (EDM)
merupakana system penyimpanan document yang membentuk basis data imej (image
database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. Presentation
graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan
multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi
memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks,
grafik, foto, suara dan video.
4. System
Pengolahan Kantor
System pengolahan kantor (office management systems)
merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk
mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system
ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender
elektronik.
Desktop accessories
menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer
telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai
system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.
5. Sistem
Elektronik Formal
Didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis.
Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip
dengan SIM.
6. Sistem
Elektronik Informal
Tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis.
Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi
keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.
9. Otomatisasi kantor ( Office Automation ) atau OA
adalah......
Otomatisasi
kantor didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai system informasi berbasis
telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan
pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara
individual, grup-grup kerja dan organisasi. Otomatisasi kantor merupakan penggunaan
alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama
berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar
perusahaan untuk meningkatkan perusahaan. Awalnya, OA dimaksudkan untuk
membantu pekerja sekretarial dan administratif (clerical), tetapi kemampuannya
untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang didalam
maupun diluar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai.
Dengan tujuan utama meningkatkan produktifitas mereka.
10. Dampak otomatisasi perkantoran adalah......
Otomatisasi
perkantoran dapat berarti pengalihan pekerjaan manual kantor menuju penggunaan
peralatan mekanis seperti komputer. Pekerjaan manual yang membutuhkan pekerja
yang banyak otomatis juga akan digantikan dengan pekerjaan komputer yang hanya
menggunakan sedikit pegawai namun dengan skill penggunaan komputer yang
mumpuni.
Selain dampak pengurangan tenaga kerja di perkantoran itu
sendiri, terdapat dampak lain di perusahaan yaitu sebagai berikut:
1. Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan
Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan salah satunyanya
adalah pengurangan tenaga kerja akibat digantikan oleh penggunaan mesin
komputer. Namun selain mengakibatkan pengurangan tenaga kerja, penggunaan
teknologi komputer juga menciptakan lowongan tenaga kerja baru namun dalam
jumlah yang sedikit dengan kemampuan IT yang mumpuni.
Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan dapat dilihat pada
bidang berikut ini:
1. Angkatan
Kerja Wanita. Wanita yang bekerja semakin meningkat, hal ini ditandai dengan
banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti oleh kaum wanita. Perkembangan
teknologi yang canggih mengharuskan wanita juga mampu beradaptasi dengan
komputer dan mampu bersaing dengan laki-laki.
2. Pekerja
Profesional dan Teknis. Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena
pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis.
3. Manajer
dan Administrator. Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang
perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan manajer. Manajer terlatih
semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan
pendapatan perusahaan.
4. Pegawai
Administrasi. Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan
pegawai administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi komputer yang
berhubungan dengan komputerisasi di perkantoran.
2. Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
Perubahan terhadap truktur pekerjaan menyebabkan permintaan
terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Hal ini karena peluan kerja
untuk orang yang tidak memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan
pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai
administrasi. Selain itu lowongan pekerjaan hanya diperuntukan bagi orang yang
memiliki ijazah formal. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan
terjadi pengangguran.
Adanya berbagai jenis pekerjaan diperusahaan maka dibutuhkan
pelatihan diberbagai tingkat pendidikan. Manajer kantor dapat menetapkan
standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar memahami klasifikasi
pekerjaan yang dibutuhkan.
3. Dampak Terhadap Manajemen Menengah
Dengan adanya otomatisasi, pekerjaan manajemen menengah
diprediksi menjadi berkurang. Namun hal ini tidak sepernuhnya benar. Dengan
meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang
melakukan proses data meningkat.
Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak
berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari
analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat keputusan
yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan
menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan, maka
peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang
benar-benar dibutuhkan.
4. Dampak Terhadap Operasi Perusahaan
Adanya otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan
mulai memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di
seluruh pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia.
Semua perkembangan yang terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa
pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep manajemen.
Akibat kemanjuan teknologi manajemen dapat berada dalam
kendali satu atap. Sentralisasi proses informasi, pembentukan sistem total, dan
kemampuan memproyeksi tujuan, biaya dan anggaran perusahaan secara akurat
memerlukan pemahaman tentang fungsi manajerial yaitu perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.
Otomatisasi dalam kantor tidak akan mengurangi kebutuhan
terhadap pegawai. Mereka tidak lagi mengerjakan pekerjaan rutin. Tetapi masih
dibutuhkan untuk mengumpulkan data, menyiapkan input bagi mesin, menjalankan
mesin dan menerjemahkan output mesin.
Dapat disimpulkan dampat otomatisasi perkantoran terhadap
pekerjaan kantor merupakan sesuatu yang biasa, dapat disamakan dengan
pergantian tenaga kerja yang satu dengan lainnya
11. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah Office
Automation (OA) adalah....
Otomatisasi Kantor (office Automation)
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk
menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan
demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.
Dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang
disebut Magnetic Tape / Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang
dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis
• Definisi OA
Office Automation / Otomatisasi Kantor adalah :
Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi
formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan
orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.
12. Merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus
berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi yaitu.....
13. Sebuah kumpulan
komputer, printer, dan peralatan lainnya yang terhubung dalam suatu
kesatuan yaitu.....
14. Alat praktis untuk Otomatisasi kantor antara lain....
Alat
Praktis untuk otomatisasi kantor termasuk hardware dan software komputer saat
ini tersedia dalam beberapa model, aplikasi, dan konfigurasi. Dua platform
komputer mikro dasar (Disk Operating System) yang kompatibel dengan komputer
Apple Macintosh DOS dan sistem. Aplikasi seperti pengolah kata, manajemen
database, dan spreadsheet yang umum dan terus berubah. Standar meningkat namun
masih belum sepenuhnya terintegrasi ke dalam semua aspek otomatisasi kantor.
otomatisasi alat Kantor dapat berdiri sendiri (tanpa akses ke informasi di
komputer lain) atau jaringan (dengan akses tersebut). Konfigurasi sistem kantor
yang kompleks untuk berbagi informasi sulit dan melibatkan komitmen karyawan
cukup. Populer perangkat lunak lokal area network termasuk Novell NetWare dan
Lantastic.
15. Sumber data didalam pengelolaan kantor dapat berasal
dari.....
Sumber
– sumber Data
a. Lingkungan
kerja
b. Lembaga
pendidikan.
c. Media massa.
d. Instansi
pemerintah
e. Masyarakat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar