Manfaat Aplikasi Komputer pada Perkantoran

Manfaat Aplikasi Komputer pada Perkantoran

                Informasi dalam berbagai hal menjadi amat penting bagi semua bentuk perusahaan. Kegagalan suatu perusahaan untuk mencerna informasi akan berakibat kepada lemahnya daya saing perusahaan tersebut terhadap perusahaan lain yang sejenis. Kecepatan dunia usaha beradaptasi dengan teknologi komputer, khususnya di Amerika berjalan dengan sesuai dengan perkembangan komputer itu sendiri. Karena bagi pengusaha penggunaan komputer di suatu perkantoran diharapkan dapat meningkatkan mutu pelayanan dan efisiensi kerja mereka.

Pada tahap awal mereka menggunakan komputer untuk data administrasi yang sarat dengan perhitungan angka seperti pembukuan untuk penerimaan dan pengeluaran, daftar gaji dan penagihan. Selain kemampuan komputer untuk mengolah data yang cukup besar juga membawa masalah baru seperti penyediaan tenaga ahli, pendidikan staf perusahaan serta resahnya sebagian dari personalia perusahaan akan terjadinya pemutusan kerja. Tetapi sedikit demi sedikit persoalan tersebut dapat diatasi. Para pengusaha berusaha untuk beradaptasi dengan komputer hingga akhirnya komputer mendapatkan tempatnya di dunia usaha.

Perkembangan Pengolahan Data

                Pada akhir tahun enam puluhan, komputer telah banyak dipakai di perusahaan-perusahaan Amerika diantaranya untuk membantu menangani pengolahan data Administrasi Personalia, Pembukuan, Inventaris barang, Pembelian dan Penjualan, dan lain-lain.

Melihat aplikasi komputer pada bidang ini mengakibatkan para pengusaha melihat kesempatan yang lebih besar untuk meningkatkan pemanfaatan informasi. Kendali perusahaan menjadi lebih baik, dengan tersedianya data yang diperlukan.

Sejalan dengan perkembangan teknologi komputer, jenis aplikasi pengolahan data pun semakin meluas, sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Macam – macam aplikasi computer yang digunakan di perusahaan

1.    Sistem Informasi Managemen (SIM)

sistem informasi yang sudah banyak diterapkan pada perusahaan yang bergerak bidang perdagangan barang dan jasa baik pada perusahaan besar, menengah, bahkan perusahaan kecil. Di perusahaan dagang seperti department store, telah dipergunakan mesin cash register (mesin kasir) yang dilengkapi dengan kontrol komputer sehingga mesin tersebut dapat dikontrol oleh pihak manajer hanya dari ruangan kerjanya secara cepat dan tepat, untuk scanning barcode kode barang dagangan, menghitung rugi laba, inventori dan sebagainya.

2.    Arsip Elektronik

Dasar  pemikiran  timbulnya gagasan  otomasi  perkantoran karena sebagian dari waktu kerja pegawai habis untuk melakukan  hal-hal yang tidak produktif, antara lain :

a.  Banyaknya staf yang menghabiskan waktunya dengan membuka

     arsip dokumen, untuk mencari bahan yang diperlukan.

b.  Para Sekretaris sangat sibuk dengan tugas administratifnya.

Hal-hal  tersebut  diatas  ternyata dari  sudut  efisiensi  kerja sangat merugikan. Tanggapan  mengenai  masalah diatas  adalah  dengan memanfaatkan komputer  untuk melakukan beberapa pekerjaan kantor. Diantaranya adalah masalah pengaturan arsip yang disimpan secara elektronis. 

Keuntungan arsip elektronik :

- Mudah dikirim ke bagian-bagian yang membutuhkan, melalui jalur 

   komunikasi

- Pencarian dokumen mudah dilakukan

- Kegiatan manajemen, seperti pengaturan jadwal.

              Penggunaan  teknologi baru biasanya menimbulkan  masalah  sosial, bagi pihak yang menyangsikan kegunaanya. Mereka takut  akan hilangnya kontak sosial diantara pekerja dengan kata lain komunikasi elektronik akan mengisolasi pekerja dari lingkup sosialnya.

3.    Pengolahan Kata (Word Processing).

                Pengolah kata adalah suatu program aplikasi yang dirancang khusus dan mempunyai fungsi sebagai alat bantu untuk pembuatan sebuah tulisan atau dokumen pada komputer. Kata-kata dan kalimat tersebut dapat dibuat sesuai dengan keinginan kita, baik dari jenis huruf, tata letak dan lainnya. Dahulu pengolah kata yang dikenal dan banyak digunakan adalah “Wordstar” dan “WordPerfect”.

Saat ini, pengolah kata yang banyak digunakan adalah “Microsoft Word” for windows mulai dari versi word 3.X, word 6.0, word97, word2000 dan saat ini word XP. Microsoft word for windows banyak digunakan karena sudah cukup lengkap sebagai aplikasi pengolah kata dari pengetikan yang sederhana sampai yang rumit. Selain itu juga versi dari Microsoft word yang ada selalu kompatibel (dapat digunakan) dengan versi sebelumnya.

4.    Surat elektronik.

   Pengiriman surat atau pesan secara elektronis, baik tulisan maupun gambar dengan beberapa cara penyampaian :

    1.  Melalui jalur komunikasi umum ( telepon,komputer,pos).

    2.  Dengan Facsimili.

    3.  Komputer yang terhubung dalam jaringan (LAN)

5.    Konferensi Jarak Jauh

   Konferensi melalui komunikasi jarak jauh untuk menyalurkan 

   data, suara dan gambar.

panggilan Teleconference adalah alternatif yang sangat baik bagi perusahaan yang perlu berkomunikasi secara efektif dengan karyawan mereka di semua lokasi dan bahkan dengan klien yang tidak lokal. Manfaat utama dari teleconferencing, dibandingkan dengan hanya mencoba untuk berkomunikasi meskipun email, faks dan pesan suara, atau bahkan satu-satu percakapan telepon adalah bahwa sekelompok orang dapat mendengar informasi yang sama pada waktu yang sama. Ini adalah manfaat utama yang sama mengadakan rapat, untuk menyebarkan informasi kepada kelompok sehingga setiap orang yang terlibat menerima informasi yang sama persis.
Menggunakan pertemuan teleconference memungkinkan kelompok untuk bertemu tanpa harus berada di lokasi fisik yang sama. Ini berarti bahwa setiap orang yang perlu informasi, atau yang perlu berpartisipasi dalam beberapa jenis diskusi atau acara pengambilan keputusan, bisa melakukannya dari kenyamanan kantor mereka sendiri.
Hal ini secara drastis dapat mengurangi biaya perjalanan bagi perusahaan dan juga dapat membantu agar para eksekutif dan karyawan kunci yang berharga lainnya dari menjadi dikeringkan dan tertekan oleh tuntutan perjalanan. Dengan telekonferensi, orang dapat memiliki akses ke semua informasi yang mereka biasanya ada di kantor mereka sendiri, dan mereka hanya perlu untuk panggilan ke layanan telekonferensi pada waktu yang tepat.
Selain itu, bahan rapat dapat dikirim ke depan secara fisik melalui kurir atau jasa pengiriman, atau bahan dapat dikirim secara digital, melalui lampiran email yang masing-masing peserta dapat mencetak pada akhir mereka. Dalam kebanyakan kasus, teleconference host oleh sebuah perusahaan yang menyediakan layanan telekonferensi grup.

6.    Information Retrieval

   Pengambilan kembali informasi/data yang telah disimpan dalam komputer.

7.    Kegiatan Manajemen.

  Kegiatan ini memanfaatkan komputer untuk mengingatkan para 

  pengelola tentang jadwal-jadwal penting,pengaturan jadwal

  proyek, jadwal penugasan, dll.

SEKILAS TENTANG OTOMATISASI PERKANTORAN

     Otomatisasi dimulai di pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor (office automation), atau OA.

Awalnya OA dimasudkan untuk membantu pekerja sekretarial dan administratif, kemudian meningkat pada tingkat manajer dan profesional sebagai pemakai untuk meningkatkan produktifitas mereka

Sedikitnya ada 11 penerapan OA, ada yang menggunakan komputer ada pula yang tidak. Penerapan OA dipengaruhi oleh :

jenis organisasi, pilihan pribadi manajer, dan sumberdaya OA yang tersedia

MANFAAT

                Automatisasi Perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik (competitive advantage)

Dengan mempelajari matakuliah ini, mahasiswa dapat menerapkan ilmu yang diperoleh dalam matakuliah Pengantar PDE, Sistem Informasi Manajemen dan Jaringan Komputer

KONSEP-KONSEP PENTING

 Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi

 OA berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu (IOAS – integrated office automation system)

 OA memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi

OA dapat memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik

OA sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti

ASAL MULA OA

 Asal mula OA dapat ditelusuri kembali ke awal tahun 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya

 Bukti nyata pertama dari konsep baru ini datang pada tahun 1964, ketika IBM mulai memasarkan mesin MT/ST (Magnetic Tape/Selectric Typewritter); yang

merupakan mesin tik IBM yang menampilkan pentikan berbentuk bola berputar yang ditempeli unit pita magnetik. Pada saat pemakai mengetik suatu huruf, maka informasi tersebut disimpan dalam pita

PENGERTIAN

 OA mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun diluar perusahaan

 Beberapa sistem OA direncanakan secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Sistem formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM (Sistem Informasi Manajemen)

Namun sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem informal ini diterapakan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS (Decision Support System)

Yang membedakan OA dengan CBIS (Computer Based Information System) lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik lisan maupun tertulis

PENGGUNA

 OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor, yang dikategorikan dalam 4 kelompok : manajer, profesional, sekretaris, pegawai administrasi. Manajer dan profesional dikenal sebagai knowledge-workers (pekerja terdidik)

Manajer adalah orang yang bertanggungjawab mengelola sumberdya perusahaan, terutama sumberdaya manusia

Profesional tidak mengelola orang lain tapi menyumbangkan keahlian khusus. Contoh profesional adalah pembeli, wiraniaga, ahli statistik, ahli pemasaran, dll.

 Sekretaris dan pegawai administratif membantu pekerja terdidik untuk melaksanakan berbagai tugas seperti korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan, mengoperasikan mesin fotokopi, menyimpan dokumen, dan mengirimkan surat

TUJUAN OA

 Secara umum OA dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas; yang memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik serta dengan penampilan yang lebih menarik; dan mampu menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan

STRATEGI

Penggunaan komputer dimaksudkan sebagai cara untuk menghindari biaya (cost avoidance). Komputer tidak bisa menggantikan pegawai, tapi untuk menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah

OA tidak akan mampu menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, dan sejenisnya. OA bertujuan untuk melengkapi komunikasi tradisional sehingga menghasilkan komunikasi yang penuh daya (powerful)

APLIKASI OA

Sedikitnya terdapat 11 aplikasi :

 Pengolahan kata (word processing)

 Surat elektronik (electronic mail)

 Pesan suara (voice mail)

 Kalender elektronik (electronic calendar)

 Konferensi audio (audio conference)

 Konferensi video (video conference)

 Konferensi komputer (computer conference)

 Faksimili (faxcimile)

 Videotex

 Pencitraan (imaging)

 Desktop publishing

 Terdapat teknologi yang relatif baru, yaitu telecommuting; yaitu penggunaan fasilitas komunikasi elektronik untuk menghubungkan para pekerja yang melaksanakan pekerjaan dari rumah / luar kantor dengan sumberdaya perusahaan

 Penjelasan singkat :

 Pengolahan kata adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak

 Surat elektronik adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan, dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan

 Pesan suara serupa dengan surat elektronik. Bedanya, pesan ini dikirim dalam bentuk suara, dan menggunakan telepon untuk mengambil pesan-pesan yang dikirimkan

Kalender elektronik adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan

 Konferensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan suara diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi

 Konferensi video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video

 Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan orang-orang bertukar informasi untuk menyelesaikan suatu masalah; mirip dengan email ��membentuk mailing list (milis)

 Fax adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain

 Videotex adalah penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar monitor materi narasi dan grafik yang tersimpan. Pada saat ini dapat digunakan TV untuk menampilkan videotex

 Pencitraan merupakan penggunaan OCR (optical character recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan dalam alat penyimpanan sekunder. Setelah disimpan citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak

 Desktop publishing adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan hasil cetakan yang kualitasnya sama dengan yang dihasilkan typesetter. Misalnya untuk membuat surat, menyusun presentasi, atau membuat brosur